Otrum AS

OTRUM valgte å effektivisere hele servicevirksomheten sin ved å bringe service ut på web som en selvbetjeningtjeneste for seg og sine kunder. Dette ble løst ved å benytte det nyeste av tilgjengelig teknologi som var MS Dynamics NAV 2009 og SharePoint 2010 Server.

Service-portalen er en tjeneste for OTRUMS kunder, det vil si alle hotellene de har levert utstyr til, deres servicepartnere i de respektive land hvor de har kunder, og egne serviceledere internt i OTRUM-konsernet. Sentralt i løsningen er serviceordrene og kommunikasjon rundt gangen i behandlingen av denne. For hvert steg serviceordren tar mot ferdigstillelse er hotellet, servicepartner og OTRUM informert og kan følge status på web og mobile enheter, i tillegg brukes integrert sms- og email-varsling for å være proaktiv i å holde de berørte parter informert.

Portalen benytter i tillegg standard SharePoint-funksjonalitet. Det vil si at det finnes ulike brukergruppene som har egne rettighetsregler slik at tilgang på funksjonalitet er delt opp etter hvem som har behov for å opprette nye ordre, se historikk, se kunderapporter, registrere arbeid m.m. Dette betyr også at dokumenter som for eksempel kontrakter, manualer, datablader og rapporter i SharePoint kan deles mellom brukerne og OTRUM etter de samme reglene slik at brukerne ser "sine" dokumenter.